O que o executivo precisa saber sobre impressora fiscal

Impressora fiscal ou ECF é um equipamento que emite cupom fiscal e outros documentos fiscais, registra dados relativos à quantidade, descrição e valor das mercadorias ou serviços prestados e os acumula em totalizadores e contadores específicos.

Esses dados geram relatórios consolidados, calculam os impostos devidos e ainda auxiliam na gestão comercial.

Fisicamente a ECF é muito parecida com uma impressora comum, mas contém memória extra e programa específico capaz de registrar e acumular vendas. No final do mês o contribuinte verifica através dos relatórios o total a ser escriturado para fins de apuração de imposto.

O funcionamento deste equipamento está totalmente ligado ao aplicativo de frente de loja, que pode ser um software ligado instalado em um computador, ou simplesmente um microterminal com um software embarcado. É imprescindível que o total de vendas do software tenha as mesmas informações que o GT (Totalizador Geral) da impressora.

Se o seu estabelecimento comercial tem recita bruta anual ou expectativa de R$ 120.000,00, suas vendas precisam ser registradas através de um ECF. Só escapam desta obrigatoriedade concessionária de serviço público com fornecimento de energia elétrica, gás encanado e água; Prestador de serviços de comunicação, transporte de carga e de valor; Emissor de bilhete de passagem do transporte intermunicipal, interestadual e internacional ou se você registra suas vendas através de Nota Fiscal Eletrônica.

Atacadistas e industrias que efetuem vendas, ainda que em volume reduzido, à pessoas físicas, são obrigados à adotar o ECF.

É permitido o uso de máquina calculadora, sem bobina, no “check out”, local de atendimento ao público onde o cliente efetua o pagamento e retira as mercadorias adquiridas. É proibido o uso no “check out” de qualquer equipamento que imprima comprovante a ser entregue ou mostrado ao consumidor em substituição ao Cupom Fiscal. É permitido o uso de impressora comum não integrada ao ECF exclusivamente para fins de emissão de Nota Fiscal eletrônica - NF-e ou de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE, assim como impressora instalada na cozinha de restaurantes para preparo do pedido efetuado pelo consumidor.

Se o contribuinte estiver obrigado ao uso do ECF, o comprovante de pagamento de operações com cartão de débito ou crédito deverá ser emitido por meio do ECF; portanto, necessária a utilização do TEF (Transferência Eletrônica de Fundos)  ou POS (Maquininha de cartão). Vale lembrar que desde 20/11/2006 as empresas administradoras de cartão de crédito ou débito em conta corrente estão obrigadas a entregar à Secretaria da Fazenda, até o dia 20 de cada mês, as informações relativas a operações de crédito ou de débito realizadas, no mês anterior, pelos estabelecimentos de contribuintes do ICMS localizados em São Paulo, conforme determina a Portaria CAT 87/06, de 18-10-2006 (DOE 19-10-06, com republicação no DOE 20-10-2006).  Então não pense que pode receber por cartão e não emitir o cupom fiscal, isso pode te gerar problemas.

Aqui em São Paulo, desde 2007, vem sendo utilizado para registrar o CPF ou CNPJ dos consumidores, inclusive para fins da Nota Fiscal Paulista. Caberá ao contribuinte enviar periodicamente arquivo digital para a Secretaria da Fazenda, por meio da internet (não é possível a entrega em Posto Fiscal). No caso de problemas de envio de arquivos da Nota Fiscal Paulista, deve ser registrado o problema em pauta pelo Fale Conosco da Secretaria da Fazenda, direcionada para "Nota Fiscal Paulista".

Para utilizar a ECF, deve ser feita a lacração inicial na ECF por um interventor técnico, esses lacres só podem ser removidos ou trocados por uma assistência técnica autorizada. O ECF só pode ser utilizado quando confirmada a lacração inicial no Posto Fiscal. Quando for deixar de usar o ECF, o mesmo deve ter o uso cessado também através de um interventor e confirmado no Posto Fiscal pelo contador.